GÜLTAŞ KİMYA · LEGAL

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası · Data Retention and Destruction Policy

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca · Under the Regulation on the Erasure, Destruction or Anonymisation of Personal Data

Belge / Document	Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası · Data Retention and Destruction Policy
Veri Sorumlusu, İşletmeci / Controller, Operator	GÜLTAŞ KİMYASAL MADDELER İTHALAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
Sürüm / Version	v1.0
Yürürlük / Effective	1 Ekim 2026 · 1 October 2026
İlgili Belgeler / Related	KVKK Aydınlatma Metni
Geçerli Dil / Governing Language	Türkçe (İngilizce çeviri bilgi amaçlıdır) / Turkish (English is a courtesy translation)

TÜRKÇE (ASIL METİN)

1. Amaç

Bu politika, GÜLTAŞ KİMYASAL MADDELER İTHALAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ tarafından işlenen kişisel verilerin saklama sürelerini ve imha usullerini belirler.

2. Kapsam

Müşteri, tedarikçi, ziyaretçi, çalışan adayı ve iş ortaklarına ait, elektronik ve fiziki ortamlarda tutulan tüm kişisel veriler bu politika kapsamındadır.

3. Kayıt Ortamları

• Elektronik: Wix Site altyapısı ve CRM, e-posta sunucuları, muhasebe ve e-Fatura yazılımı, bilgisayarlar ve yedekler
• Fiziki: sipariş, teslim ve fatura dosyaları, çek ve banka belgeleri

4. Saklama ve İmha Süreleri

Veri	Saklama Süresi
Müşteri hesap ve iletişim verileri	Ticari ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl
Teklif, sipariş, fatura ve ödeme kayıtları	10 yıl (TTK md. 82, VUK md. 253)
e-Fatura ve e-Arşiv kayıtları	10 yıl
Randevu kayıtları	2 yıl
Bülten aboneliği ve ileti izinleri	Rızanın geri alınmasından itibaren 3 yıl (İYS kayıtları mevzuata göre)
Site log ve güvenlik kayıtları	2 yıl (5651 sayılı Kanun)
Çerez verileri	Çerez Politikası’ndaki süreler
İş başvuruları	Başvurudan itibaren 1 yıl

5. Periyodik İmha

Saklama süresi dolan veriler, altı (6) ayı geçmeyen periyotlarla silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. İmha Teknikleri

• Elektronik veriler: geri getirilemeyecek şekilde silme, anonimleştirme
• Fiziki belgeler: kâğıt imha makinesi ile yok etme

7. Teknik ve İdari Tedbirler

Erişim yetkilendirmesi, şifreli bağlantı, yedekleme, personel eğitimi ve gizlilik taahhütleri uygulanır.

8. Sorumluluk

Politikanın uygulanmasından Şirket yönetim kurulu sorumludur.

9. Yürürlük

Bu politika Site’de yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer ve ihtiyaç hâlinde güncellenir.

ENGLISH (COURTESY TRANSLATION)

In case of any discrepancy, the Turkish version prevails.

1. Purpose

This policy sets the retention periods and destruction methods for personal data processed by GÜLTAŞ KİMYASAL MADDELER İTHALAT SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ.

2. Scope

All personal data of customers, suppliers, visitors, job applicants and business partners held in electronic and physical form.

3. Storage Media

• Electronic: Wix Site infrastructure and CRM, e-mail servers, accounting and e-Fatura software, computers and backups
• Physical: order, delivery and invoice files, cheque and bank documents

4. Retention and Destruction Periods

Data	Retention Period
Customer account and contact data	10 years from the end of the business relationship
Quotation, order, invoice and payment records	10 years (Turkish Commercial Code Art. 82, Tax Procedure Law Art. 253)
e-Fatura and e-Arşiv records	10 years
Appointment records	2 years
Newsletter subscriptions and message consents	3 years from withdrawal (İYS records as required by law)
Site log and security records	2 years (Law No. 5651)
Cookie data	Durations in the Cookie Policy
Job applications	1 year from application

5. Periodic Destruction

Data whose retention period has expired is deleted, destroyed or anonymised at intervals not exceeding six (6) months.

6. Destruction Methods

• Electronic data: irreversible deletion, anonymisation
• Physical documents: shredding

7. Technical and Administrative Measures

Access authorisation, encrypted connections, backups, staff training and confidentiality undertakings.

8. Responsibility

The Company’s board of directors is responsible for applying this policy.

9. Entry into Force

This policy takes effect on publication on the Site and is updated when needed.